GoBD-Vorgaben setzen Unternehmen unter Druck – Einfallstor für Finanzamt: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD bringen eine erhebliche Veränderung für Unternehmen. Es geht darum, eine IT-gestützte effektive Buchführung zu etablieren. Besonders kleineren Unternehmen fällt es aber schwer, diese Vorgaben korrekt umzusetzen.

Die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung geschäftlicher Unterlagen regelt, wie die digitalen Daten archiviert werden müssen. Grundsätzlich gilt: Die Daten müssen jederzeit für das Finanzamt einsehbar sein und dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Sie müssen so gespeichert sein, dass eine Veränderung nicht mehr möglich ist. „Ist dies nicht der Fall, kann das Finanzamt die komplette Buchhaltung verwerfen“, erklärt Steuerberater Dieter Herbert Rothmann (links im Bild). „Dann schätzt das Finanzamt einfach und das Unternehmen muss den Gegenbeweis antreten.“

Die Buchführung fängt schon bei den Unternehmen an“, so Rothmann. Er bemüht sich beispielsweise, dafür die Voraussetzungen bei seinen Mandanten zu schaffen. Hierzu muss die Software so umgestellt werden, dass sie zum einen einen effizienten Workflow ermöglicht und zum anderen alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Gerade die Schnittstellen sind oft das Problem, denn die erhobenen Daten sollen im Unternehmen auch sinnvoll genutzt werden. „Das schafft kein Steuerberater mehr allein“, sagt Dieter Herbert Rothmann. Allein die LHP-Gruppe hat vier IT-Fachkräfte, die sich genau um diese Schnittstellen bei den Mandaten kümmern. „Es reicht nicht, die Kunden über die möglichen Folgen und die Umstellung aufzuklären, sie wollen an die Hand genommen werden.“ Die neuen Vorgaben machen schließlich Anpassungen in den Prozessen, zumindest aber eine Überprüfung notwendig. Zu den Vorgaben gehört auch eine Verfahrensdokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse, letztlich wie jeder einzelne Beleg im Unternehmen verarbeitet und beurteilt wird. Darunter fallen auch elektronische Kassen-, Fakturierungs- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme. LHP hat hierfür eine Musterverfahrensdokumentation erstellt und mit dem Finanzamt in Ansbach abgestimmt.

Über die LHP-Gruppe
15 Mandatsträger als Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie mehr als 100 motivierte Fachkräfte sorgen für eine hohe, fachliche Qualität. Sie sind schon lange in ihrem Beruf tätig und verfügen über entsprechendes Fachwissen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung sowie Steuer-, Rechts- und Unternehmensberatung. Durch ihre vier Standorte ist die LHP-Gruppe regional vertreten und bietet kompetente Ansprechpartner direkt vor Ort. „Unsere Philosophie ist ein lösungsorientiertes und partnerschaftliches Vorgehen, anstatt alles einzuklagen“, erklärt Florian Hahn (rechts im Bild). „Unsere Mandanten profitieren langfristig mehr davon.“ So gibt es ein gutes Verhältnis zum Finanzamt und zu den Banken; vieles kann direkt und einvernehmlich geklärt werden. Banken bekommen eine umfangreiche Auswertung. „Das wirkt sich positiv für unsere Mandanten und deren gesamtes Kreditengagement aus“, erklärt Florian Hahn.

 

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Neigenfind kleinAutor: Mathias Neigenfind
Chefredakteur Business Lounge Magazin

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